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ObCP - Opinión
La subasta electrónica como método de adjudicación

Nuestro colaborador Carlos V. Ruiz Rubia escribe esta breve guía sobre la subasta electrónica como método de adjudicación donde expone qué es, cuándo se recomienda utilizarla y una serie de interesantes conclusiones.

26/05/2014

DEFINICIÓN

La Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 31 de marzo de 2004 sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, suministros y de servicios, define la subasta electrónica como: “…un proceso repetitivo basado en un dispositivo electrónico de presentación de nuevos precios, revisados a la baja, o de nuevos valores relativos a determinados elementos de las ofertas que tiene lugar tras una primera evaluación completa de las ofertas y que permite proceder a su clasificación mediante métodos de evaluación automáticos.”

Con mención expresa de la subasta electrónica, el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. en el primer punto del artículo 148 cita: “A efectos de la adjudicación del contrato podrá celebrarse una subasta electrónica, articulada como un proceso iterativo, que tiene lugar tras una primera evaluación completa de las ofertas, para la presentación de mejoras en los precios o de nuevos valores relativos a determinados elementos de las ofertas que las mejoren en su conjunto, basado en un dispositivo electrónico que permita su clasificación a través de métodos de evaluación automáticos.”

CUANDO SE RECOMIENDA SU USO

Como veremos más adelante existen multitud de adquisiciones de bienes y servicios en los que es posible aplicar el procedimiento al que nos estamos refiriendo a lo largo de este artículo, ahora bien, deberemos tener en cuenta que al menos se dan una serie de condiciones que, hagan aconsejable su utilización. Además de las que el lector pueda tener en mente no menos importantes, desde estas páginas nos atrevemos a sugerir las siguientes:

  • Ahorro económico cuantificable y atractivo para la empresa/organismo.
  • Mercado amplio con potenciales licitadores en cantidad suficiente y de probada competitividad y cuya solvencia seamos capaces de “verificar” previamente a partir del cumplimiento de las condiciones de participación definidas en nuestros pliegos de cláusulas administrativas particulares (en adelante PCAP,s).
  • Costes de implementación de la herramienta asumibles y amortizables a partir de los ahorros obtenidos.
  • Un producto que se pueda definir y valorar de forma clara y concreta en nuestros pliegos de prescripciones técnicas (en adelante PPT,s), para evitar la adquisición de aquello que no queremos.
  • Y por último cantidades e importes atractivos para los potenciales participantes.

No obstante y a pesar de que, en principio, se cumplan todas o la mayor parte de las condiciones citadas, hemos de ser conscientes de que una vez concluido el evento puede que no se hayan cumplido las expectativas previstas o incluso haber devenido éste en un rotundo fracaso, y es que el mercado a veces se comporta de un modo “misterioso”, pero esta circunstancia no debe hacernos caer en la idea de que el procedimiento es ineficaz en sí mismo, para nada, antes al contrario deberemos perfeccionar nuestros sistemas y estudios previos y perseverar en un procedimiento que se nos antoja de gran utilidad y que ya ha demostrado sus bondades en múltiples ocasiones.

Como ejemplo, se relacionan a continuación una serie de suministros y servicios aptos, a nuestro juicio, para ser adjudicados mediante subasta electrónica:

  • Suministro y mantenimiento de equipos informáticos (PC,s, ordenadores portátiles, servidores, etc.)
  • Suministro y distribución de material de oficina no inventariable
  • Suministro y distribución de material informático no inventariable
  • Suministro de equipos de comunicaciones
  • Suministro de materias primas diversas
  • Servicios de transporte de mobiliario
  • Suministro de energía eléctrica
  • Suministro de equipos de seguridad y control
  • Servicios de vigilancia y seguridad privada
  • Suministro de medicamentos
  • Servicios de operador logístico

En todas ellas se aprecia una importante característica de este tipo de contratos susceptibles de adjudicarse mediante e-subasta: una escasa o nula importancia de las prestaciones de carácter intelectual.

La calidad en el suministro o en el servicio, que evidentemente no va a ser objeto de subasta, deberemos ser capaces de definirla con exactitud en pliegos, así como la manera de verificar que los participantes en ella están capacitados para prestarla o aportarla en el producto ofertado sin riesgo de desviaciones posteriores, para ello utilizaremos todos los medios que la actual legislación pone a nuestro alcance, mediante la exigencia previa de solvencia técnica o solvencia económico-financiera suficiente y obligando al licitador a aportar toda la documentación, muestras, informes, etc. que estimemos necesaria para garantizarnos tal extremo durante toda la vida del contrato.

EMPRESAS PROVEEDORAS DEL SERVICIO

QUÉ OBJETIVO PERSEGUIREMOS

Una vez decidido que el procedimiento que pretendemos utilizar para adjudicar un determinado expediente de contratación es la subasta electrónica, analizaremos el mercado para intentar decidir cuál de las diferentes soluciones que éste nos ofrece es la más adecuada para satisfacer nuestras necesidades en orden a conseguir las mayores cotas de agilidad, transparencia, concurrencia y por supuesto ahorro económico.

Deberemos localizar a los potenciales proveedores de este tipo de servicios que puedan cumplir nuestros requerimientos específicos, para ello podremos analizar:

  • Sus funcionalidades y potencialidades técnicas.
  • Su seguridad y fiabilidad en el tratamiento de los datos y proceso de la subasta.
  • Su solvencia y fiabilidad tanto financiera como empresarial.
  • Y muy importante, su coste.

DEFINICIÓN DEL EVENTO

Debemos esperar, y si no es así, exigir, de la empresa que nos facilite la herramienta el desarrollo de las siguientes actividades:

  • Soporte al organismo contratante en la parte del pliego de cláusulas administrativas particulares que trata de la subasta electrónica en cuanto a sus reglas y condiciones de cierre.
  • Implementación de la herramienta “look and feel” propio del organismo contratante. ¿Y en qué consiste? Nos habla del diseño visual, de su capacidad para “seducir” y dar sensación de confianza. Se trata de conseguir un entorno de pantallas y elementos “amigables e intuitivos”, estéticamente atractivos pero a la vez con un alto grado de funcionalidad y seguridad.
  • Parametrización de la herramienta de acuerdo a las reglas citadas anteriormente.
  • Formación a los proveedores en el uso de la herramienta incluida la realización de una subasta de prueba si fuera necesario. En este punto se plantea la posibilidad de considerar esta prueba de carácter “obligatoria” como paso previo a poder acceder a la subasta real y así hacerlo constar en los pliegos.
  • Gestión del evento de la subasta electrónica.
  • Realización del informe final de subasta que sirva de base a la Resolución de Adjudicación.

Este informe debería contener un resumen relativo a la parametrización de la subasta efectuada donde se expongan de forma sucinta los criterios de adjudicación definidos, la duración de la subasta y su objeto, lo que “verán” los licitadores, y otras consideraciones técnicas necesarias para el correcto desarrollo de aquella.

ENTORNO TECNOLÓGICO

Para la utilización de la herramienta informática podemos optar por las siguientes soluciones

  • Comprar, a la empresa proveedora de los servicios, la licencia de uso.
  • Alquilar la licencia dejando externalizado el hosting y soporte técnico en modo ASP.
  • Alquilar una licencia ASP, pagando solamente por subasta realizada.
  • Crear nuestra propia herramienta.

CONCLUSIONES

INCONVENIENTES

En este punto haremos una recopilación de las ventajas e inconvenientes que el uso de la subasta electrónica nos puede proporcionar.

Respecto a la seguridad de la información

Quizás la principal preocupación que podría afectar a aquellos que se enfrentan por primera vez a una subasta electrónica es cómo va ser tratada la información en ambos sentidos, todo tipo de datos que en un momento dado van a hacerse circular a través de la red, sin embargo no creemos que en esto pueda ser un problema, ya que estas transmisiones se encriptan por parte de las empresas que prestan el servicio en formato 128 bit SSL que básicamente consiste en que se cifra toda la información que se intercambia entre su servidor web y los clientes, como los números de tarjeta de crédito y otros datos personales, mediante una clave de sesión única

Respecto a su desarrollo legal y normativo

Como cita Domínguez-Macaya en su libro “Claves para una contratación pública electrónica eficaz”:

…Los desarrollos tecnológicos que un sistema electrónico requiere se verán sin dudad alterados por modificaciones legales futuras. Estas modificaciones, además, en muchos casos están fuera del control del que diseña los desarrollos, al ser competencia de otras instancias, o incluso de otras Administraciones

Esto obliga a la Administración contratante de un servicio de software de subasta electrónica a estar en permanente puesta al día de todo el marco legal en el que se desarrollarán los procedimientos de adjudicación por este sistema en evitación de posibles recursos a su trámite que no harían más que retrasarlos perdiendo, en este caso, ese ahorro de tiempo y el dinamismo que, entre otras ventajas, se pretenden conseguir con su utilización.

El mismo autor cita otros riesgos que paso yo a enumerar de forma sucinta:

  • Dificultades de uso de las aplicaciones informáticas.
  • Desarrollo tecnológico.
  • Privacidad y confidencialidad (de la que ya se ha hablado al comienzo de este apartado).
  • Disponibilidad del modelo de contratación pública electrónica.
  • Recursos humanos no formados o inadecuados para el modelo.
  • Desconocimiento y falta de información respecto del modelo.
  • En relación a la formación

Y aunque todos los riesgos citados tienen su importancia relativa yo destacaría la trascendencia que representa el factor humano sobre el material y así destacar el hándicap que representa a la hora de implementar cualquier tipo de novedad en los procedimientos la resistencia que puede hacerse patente en el seno de la empresa u organismo cuando se plantean sobrecostes o gastos que deben ser muy bien explicados.

VENTAJAS

Para las empresas y organismos contratantes:

  • Ahorros económicos al incrementarse la competencia en nuestros procedimientos y no existir las tradicionales barreras geográficas que podían condicionar en gran medida la participación en aquellos.
  • Así mismo contaremos con otro tipo de ahorro que serán aquellos en los que incurriremos cuando una vez amortizados los costes de la herramienta utilizada y extendiendo el uso de este sistema a un mayor número de contrataciones vayamos poco a poco reduciendo los costes que nos suponían los procedimientos tradicionales que solíamos utilizar.
  • Nuestra empresa/organismo se va a adaptar a las nuevas tecnologías, evitando caer en un grado de obsolescencia nada aconsejable en un mundo cambiante como el actual, el e-comercio y la e-contratación requieren una constante puesta al día en los nuevos sistemas de información y tratamiento de datos que caso de no ser así nos conducen inexorablemente al fracaso en nuestras relaciones comerciales y/o contractuales.

Para los licitadores:

  • Supone una mayor posibilidad de negocio y participación en procedimientos de contratación para las empresas y menor carga burocrática.
  • Ahorros en desplazamiento, traslados de documentación, etc.
  • Aumento de confianza en los procedimientos de contratación en cuanto a transparencia y posibilidades de éxito.
  • Aumento de confianza en las instituciones e incremento de seguridad jurídica.

 

Colaborador

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Carlos V. Ruíz Rubia
Jefe de Unidad en el programa de modernización de la Contratación. Subdirección General de Contratación de la Dirección General de Asuntos Económivos en el Mº de Defensa.