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ObCP - Opinión
Contratos de costes reembolsables

Un contrato de costes reembolsables es aquél en el que se paga al contratista por los costes reales incurridos en la ejecución del contrato, más una cuota de beneficio, hasta el límite del presupuesto establecido.

30/06/2014

Un contrato de costes reembolsables es aquél en el que se paga al contratista por los costes reales incurridos en la ejecución del contrato, más una cuota de beneficio, hasta el límite del presupuesto establecido. Es decir, contratos celebrados con precios provisionales, bajo la cobertura del artículo 87.5 de la LCSP, y susceptibles de ser adjudicados principalmente en procedimientos negociados o en un diálogo competitivo.

Concepto de contrato de costes reembolsables

Los contratos de costes reembolsables contrastan con los contratos de precio fijo (por ejemplo los adjudicados en procedimientos abiertos), en que en éstos al contratista se le paga un monto independientemente de los gastos en que haya incurrido.

En virtud de un contrato de costes reembolsables, el contratista se compromete a prestar su mejor esfuerzo para completar el contrato requerido. Estos contratos incluyen el pago de los costes incurridos admisibles, en la medida prescrita en el contrato. También incluyen una estimación del coste total para comprometer fondos y establecer un límite máximo que el contratista no puede exceder (excepto en su propio riesgo). Aunque podría establecerse la eventual aprobación por el órgano de contratación de costes que excedieran el límite máximo del presupuesto, esto sucedería solo cuando se hicieran realidad causas excepcionales. Debe quedar claro, sin embargo, que esta aprobación de costes no tiene nada que ver, ni es equiparable, con los procedimientos de revisión de precios de los contratos de las Administraciones Públicas.

Un contrato de costes reembolsables es apropiada su utilización cuando la naturaleza o el alcance de la labor que se ha de llevar a cabo no se puede definir correctamente desde el principio; cuando las incertidumbres involucradas en la ejecución del contrato no permiten estimar con exactitud suficiente sus costes para utilizar cualquier tipo de contrato de precio fijo; o, cuando los riesgos asociados en la ejecución del contrato son altos.

Contrataciones que encajan entre las anteriores circunstancias son, por ejemplo, contratos cuyo objeto sea la investigación y desarrollo de un nuevo producto tecnológico; cuando deba hacerse una tramitación de emergencia a causa de acontecimientos catastróficos u otros de los establecidos en el artículo 113 de la LCSP; o, también cuando el objeto se trate de la realización de infraestructuras con un periodo largo de ejecución. En estos casos, el poder adjudicador apenas puede hacer otra cosa más que establecer un esquema de especificaciones sobre los que se desarrollará el objeto del contrato y una estimación de costes.

No cabe duda que ésta es una forma de contratación de alto riesgo para la Administración contratante, porque no sabe cuál será el coste final del contrato en el momento de celebrarlo. Sin embargo, este tipo de contratos compensa ese riesgo cuando la preocupación por la calidad es mayor que el coste (por ejemplo, un sistema de frenado automático en trenes de alta velocidad). En muchas ocasiones, el precio de un contrato de costes reembolsables resulta menor que si se hubiera adjudicado en un procedimiento abierto con precio fijo, ya que en éstos el contratista está poco incentivado a recortar costes si ha conseguido introducir un margen elevado de beneficio para cubrir su riesgo financiero y operativo.

No obstante, en los contratos de costes reembolsables, además de la desventaja del riesgo del precio para la Administración contratante, en cuanto al desconocimiento del coste final en el momento de la contratación, se puede añadir otra por el hecho de tener el contratista menos incentivo para ser eficiente, en comparación con un contrato de precio fijo, si considera que su margen no es el adecuado ante la certeza de saber cubierto el coste incurrido. Y esto puede suceder, por ejemplo, cuando el órgano de contratación ha apreciado una menor cuota de beneficio para el contratista por ser los requisitos y especificaciones del contrato relativamente simples, no precisar de una tecnología compleja o no se requiere de personal altamente cualificado, entre otros motivos; o, en el caso contrario, cuando no ha estimado adecuadamente las incertidumbres y riesgos tecnológicos y económicos del contratista en la ejecución del contrato.

Por tales motivos, para reducir dichos riesgos y pagar un precio final equilibrado, los costes para los que el contratista tiene derecho a ser reembolsado deben configurarse de forma muy clara en el contrato. Este es un procedimiento complejo que debe ser considerado cuidadosamente, ya que mientras que algunos de los costes directos puede ser relativamente sencilla su determinación, otros costes tal vez no lo sean. Y, en cualquier caso, los costes reembolsables (y el beneficio) presentados por el contratista para su compensación, deben quedar sometidos a la comprobación del cumplimiento de unas reglas contables y de su soporte documental (auditoría de costes incurridos). Es decir, se requiere la auditoría del contrato para garantizar que sólo los costes admisibles sean pagados y cerciorarse que el contratista está ejerciendo el control de los costes de manera adecuada y eficaz.

Costes reembolsables

Únicamente son reembolsables los costes admisibles. El coste total del contrato debe ser la suma de los costes directos e indirectos admisibles, razonables y debidamente efectuados y/o asignados, en el cumplimiento de las normas del contrato. Estos costes deben ser determinados de conformidad con las prácticas de contabilidad de costes generalmente aceptadas o las aprobadas en el contrato y ser aplicadas consistentemente en el tiempo.

Un coste es razonable si la naturaleza, cantidad y valor no exceden de lo que se incurriría por una persona prudente ordinaria en la gestión de un negocio competitivo.

En la determinación de la razonabilidad de un coste en particular, se harán las siguientes consideraciones:

  • Si el coste es de un tipo generalmente reconocido como normal y necesario para el ejercicio de la actividad o la ejecución del contrato de un contratista.
  • Las restricciones y requisitos por factores tales como las prácticas generalmente aceptadas del funcionamiento del negocio, normas administrativas y las condiciones del contrato.
  • La acción que las personas prudentes tomarían en las mismas circunstancias, teniendo en cuenta sus responsabilidades como propietarios de la empresa, y deberes respecto de sus empleados, clientes, la Administración y el público en general.
  • Desviaciones significativas de las constantes del contratista en sus operaciones que puede incrementar de manera injustificada los costes del contrato.
  • Las especificaciones, calendario de entrega y los requisitos de calidad del contrato en particular, ya que influyen en los costes.

Los costes directos del contrato, que son claramente atribuibles a un solo proyecto, pueden incluir, entre otros:

  • la mano de obra directa;
  • los materiales; y
  • las subcontrataciones.

Otros costes que pueden estar dispersos en más de un proyecto y no pueden ser atribuidos directamente al objeto del contrato, es decir los costes indirectos, pueden incluir, entre otros:

  • los consumos de la oficina central;
  • los gastos del personal de administración;
  • las amortizaciones del inmovilizado, etc.

La imputación de estos costes se calculará conforme a la regla contable que especifique los criterios que han de seguirse para su agrupación homogénea y la determinación de bases de reparto equitativas que tengan en cuenta relaciones de causalidad o de utilidad con el objetivo de coste.

Asimismo, se debe establecer la metodología para el cálculo del beneficio del contratista que tenga en cuenta el valor aportado y el riesgo económico y el financiero asumido. Por esta razón, con el fin de que el contratista pueda mantener su flujo de efectivo, en el cálculo de su beneficio debe tenerse en cuenta el coste de sus operaciones de financiación relacionadas con el contrato, por los gastos financieros en que incurra entre los pagos parciales del contrato.

Los costes se calculan con base en la contabilidad del contratista y otros registros que se ponen a disposición del órgano de contratación como un «libro abierto». El poder adjudicador también puede supervisar las actividades administrativas y productivas del contratista para cerciorarse que no realiza prácticas ineficientes, derrochadoras o malgastadoras, y están libres de fraude.

Tipos de contrato de costes reembolsables

  • Sistema de coste y costas.
    En los que el contratista no recibe ninguna cuota de beneficio o, en su caso, una utilidad fijada de antemano. Sólo se pagan los costes incurridos en la ejecución del contrato. Este tipo de contrato puede utilizarse en los de ejecución de obras y fabricación de bienes muebles por la Administración, y ejecución de servicios con la colaboración de empresarios particulares (artículo 176.1 del RGLCSP en relación con el artículo 24 de la vigente LCSP); o en los de investigación y el desarrollo, en particular las futuras asociaciones para la innovación (Directiva 2014/24/UE), en las que participen organizaciones sin fines de lucro, como por ejemplo centros de investigación y universidades.
  • Precio determinable por el coste incurrido.
    Contratos en los que el precio puede formularse en términos de precios unitarios referidos a los distintos componentes de la prestación o a las unidades de la misma que se entreguen o ejecuten, siendo éste uno de los sistemas tradicionales de fijación de precios. En estos casos, se paga el coste incurrido admisible y aprobado por el órgano de contratación más un beneficio calculado conforme se determine en el contrato. El pago del contrato se puede hacer al término del mismo o mediante certificaciones parciales y liquidación final. En general, este tipo de contratos son los cubiertos por el artículo 87.5 de la LCSP.
  • Contratos de margen fijo (beneficio) con incentivos.
    El contratista puede incentivarse para operar de manera más eficiente por la introducción de un objetivo de costes que se persigue. Aquí, el límite de coste que se busca ha sido acordado en la negociación del contrato. Al finalizar la ejecución del contrato, se compara el coste real incurrido con el coste objetivo, teniendo en cuenta los cambios en el contrato que se hayan acordado. Si el coste incurrido es menor que el coste objetivo, los ahorros son compartidos entre las partes, sobre la base del incentivo acordado (a menudo un porcentaje de los ahorros). Si el coste incurrido es mayor que el coste objetivo, los costes adicionales también se pueden compartir.
    Este tipo de contratos es apropiado cuando se quiere motivar al contratista en el desempeño eficaz de su prestación, como en los de investigación y desarrollo, contratos de obras para infraestructuras, suministros de fabricación, o cualquiera de las prestaciones de un contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado (artículo 11 de la LCSP).
    Sin embargo, en ocasiones, puede no ser eficaz vincular el beneficio (incentivo) del contratista a un ahorro de costes, sino que es más importarte la calidad y el rendimiento del objeto de contrato. En este caso, el incentivo está vinculado a los resultados provisionales identificables y su método de cálculo también es negociado en el contrato.
  • Costes compartidos
    El contrato de coste compartido es un contrato de costes reembolsables en el que se compensa al contratista sólo la parte convenida de los gastos admisibles, no percibiendo el contratista beneficio alguno. Este tipo de contrato, a diferencia del «coste y costas», es muy apropiada su utilización con entidades lucrativas cuando el objeto es una investigación y desarrollo y éstas se van a beneficiar de la venta o alquiler de la patente.

Conclusión

En mi opinión, considero que va siendo el tiempo de cambiar algunas de las prácticas habituales de la contratación y formas tradicionales por las que se determinan los precios de los contratos en aquellos procedimientos que contienen un fuerte componente de negociación. En éstos se pueden utilizar modalidades de contratos de costes reembolsables, que no son incompatibles con la actual LCSP, mucho más eficientes y que vienen siendo usados con frecuencia en los países anglosajones.

Colaborador