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ObCP - Opinión
Contrataciones públicas electrónicas utilizando las herramientas tecnológicas de Google
27/05/2020

Ha llegado el momento de las contrataciones públicas electrónicas, ¡esta es una realidad cierta!, ahora bien, algunos países disponen de sistemas altamente especializados para realizar estos procedimientos de contratación, sin embargo, en otros la realidad es totalmente opuesta, dado que disponen de mecanismos básicos para la utilización de tecnologías de información, aplicables solo al envío de notificaciones o aclaratorias del procedimiento.

El Estado para la adquisición de sus bienes, prestación de servicios y ejecución de obras deben realizar un procedimiento de contratación conforme las siguientes etapas: actividades previas a la contratación, inicio, aclaratorias, recepción y apertura de ofertas técnico- económicas, evaluación, notificaciones, garantías, así como la contratación. Durante este proceso se generan una serie de documentos, así como actos administrativos.

Asimismo, en un procedimiento de contratación, se vinculan las actividades de diferentes actores: unidad usuaria (responsable de las especificaciones técnicas y cómputos métricos de la contratación), unidad de estimación de costos (presupuesto base y evaluación económica de la oferta), unidad contratante (responsable de elaborar los documentos que componen el procedimiento: pliego de condiciones, proyecto de contrato, cronograma, aclaratorias, en algunos casos Informe integral de resultados, notificaciones, actas, entre otros); Comisión de Contrataciones (responsable de validar el procedimiento, y la recepción de las ofertas técnico- económicas); Nivel de aprobación (suscribir las invitaciones, acta de adjudicación, notificaciones, contrato, y demás actos administrativos que se generen), contratistas (quien participa o presenta ofertas en el procedimiento y posteriormente ejecuta la obra o presta el servicio).

Se tiene que, contratación electrónica “es un término general utilizado para designar la sustitución de los procedimientos basados en soporte de papel por el tratamiento y la comunicación mediante TIC a lo largo de toda la cadena de contratación pública. Supone la introducción de procedimientos electrónicos para sustentar las distintas fases del proceso de contratación, es decir, publicación de los anuncios de licitación, suministro del pliego de condiciones, presentación de ofertas, evaluación, adjudicación, pedido, facturación y pago”, todo ello conforme lo dispuesto en el Libro Verde de las Contrataciones Electrónicas de Comisión Europea (2010),

Ahora bien, de acuerdo con el Manual de Contratación Pública Electrónica para América Latina: Bases conceptuales, modelo legal, indicadores, parámetros de interoperabilidad. (Abril, 2007), publicado por las Naciones Unidas, un modelo legal de contratación pública electrónica debe contener los siguientes elementos:

  • Habilitación de usos de soportes electrónicos por parte de la Administración y los particulares en el curso de procedimientos administrativos, incluidos los contractuales.
  • Mecanismos de identificación y autenticación electrónica para la Administración y los particulares en el curso de procedimientos administrativos, incluidos los contractuales.
  • Notificación electrónica de las decisiones administrativas, incluidas las contractuales.
  • Habilitación de Registros de Proponentes y autorización legal al uso de sus certificados.
  • Catálogo de Bienes y Servicios y autorización legal al uso de sus certificados.
  • Impugnación y resolución de impugnaciones electrónicas.

Se hace necesario generar políticas de contratación pública que miren hacia el futuro y recojan todas las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información y comunicación, considerando la creación de un sistema automatizado en el que las empresas tengan la posibilidad de enviar los documentos de calificación y oferta económica vía web. Cierto es que la tecnología ofrece posibilidades mucho más amplias que las aplicaciones, relativamente simples, a la transmisión y difusión de correos electrónicos de notificación o envío de pliegos de condiciones, es inevitable la puesta en marcha de un sistema de adjudicación de contratos enteramente electrónico.

Sin embargo, no se puede esperar, la dinámica actual nos impulsa a aplicar herramientas electrónicas que tengamos a la mano para la optimización de los procedimientos de contratación, es por ello que revisando y validando las herramientas que ofrece Google, existe la oportunidad de realizar una de las etapas más importante dentro del procedimiento de contratación de forma electrónica, respetando los principios de transparencia, publicidad, eficiencia, eficacia y seguridad legal, esto es el envío y recepción de ofertas técnico económicas.

A continuación, se brinda una alternativa electrónica para cumplir, con la principal actividad del procedimiento de contratación como lo es el envío y recepción de ofertas técnico económicas, utilizando las herramientas básicas de GOOGLE, siguiendo estos pasos:

  1. Establecimiento dentro del pliego de condiciones, del uso de las tecnologías de la información y comunicación para la realización del procedimiento de contratación.
  2. Creación de una cuenta de correo electrónico de Gmail, por procedimiento de contratación.

    La contraseña de este correo electrónico debe manejarla el responsable del procedimiento de contratación.

  3. Elaborar los documentos de inicio del procedimiento de contratación, y cargarlos en DRIVE, tales como especificaciones técnicas, cómputos métricos, pliego de condiciones y proyecto de contrato. Así mismo, indicar el cronograma de ejecución de cada etapa.
  4. Generar un Formulario de Google para el registro de los participantes, donde se solicite información básica del contratista, y se incluya la posibilidad de adjuntar la manifestación de voluntad, documentos de calificación y oferta económica.

    Para las modalidades de contratación de participación abierta, el link del formulario de DRIVE debe estar en el llamado a participar, publicado en la página web del Servicio Nacional de Contrataciones o del órgano o ente contratante. En aquellas contrataciones donde se seleccionan los contratistas previamente, incluirse en la invitación a participar enviada por correo electrónico. El formulario que se genere al efecto debe desarrollarse con información asociada al procedimiento en cuestión, sin solicitar documentación que ya disponga el ente contratante.

  5. El responsable de la contratación podrá revisar todas las ofertas cargadas por los contratistas oferentes.
  6. El día pautado para el envío de las ofertas técnico económicas, el contratista podrá adjuntar su documentación, a través del link compartido para ello.

    El contratante recibe las propuestas enviadas por los oferentes, quienes deben preparar sus ofertas considerando los documentos que determinan su capacidad e idoneidad para participar en el proceso y el monto al que asciende esta propuesta. Estas ofertas técnico- económicas reposaran hasta el momento de su apertura en DRIVE, asemejando así una “bóveda electrónica”.

Así pues, el contratista podrá enviar su oferta técnico económica vía web, y materializar electrónicamente esta etapa del procedimiento, el contratante debe disponer de servicio de electricidad y acceso a datos de navegación, siendo este un elemento sensible en diferentes regiones y países.

Es hora de disfrutar de las bondades que ofrece el uso de las tecnologías, optimizando los procedimientos de contratación con tan solo un click.

Colaborador